Firmy decydują się na relokację z wielu powodów. Rosnące koszty ogólne, zadowolenie pracowników, przestrzeń, dostęp do nowych możliwości nawiązywania kontaktów i rozwój firmy - wszystkie te czynniki odgrywają rolę w podjęciu decyzji o przeprowadzce.
Jednakże, kiedy dochodzi do wielkiej przeprowadzki, istnieje ryzyko zakłócenia codziennej działalności firmy i rutyny pracowników.
Mając to na uwadze, PACK & SEND analizuje, w jaki sposób firmy mogą dokonać płynnego przejścia do nowego biura i złagodzić niektóre z potencjalnych pułapek związanych z relokacją biura.
Budżetowanie
Jako część planu przeprowadzki, powinieneś sporządzić budżet, tak abyś wiedział ile musisz wydać na każdy aspekt przeprowadzki i na jakie przestrzenie możesz sobie pozwolić.
Twój budżet powinien uwzględniać:
- Opłaty prawne - jak wynajęcie adwokatów i negocjacje umowy najmu
- Rachunki za media - oszacowanie miesięcznego kosztu powierzchni plus rachunki
- Kaucja i ubezpieczenie
- Koszty nowego sprzętu
- Zatrudnienie ekipy przeprowadzkowej i technicznej do ustawienia mebli i sprzętu - przeniesienie i zachowanie mebli i sprzętu IT jest o wiele bardziej opłacalne niż ich wymiana.
Przy planowaniu budżetu należy pamiętać o ukrytych kosztach, które często są pomijane przy planowaniu przeprowadzki, takich jak przegląd pomieszczeń, opłaty dla agentów i koszty ubezpieczenia.
Lokalizacja, lokalizacja, lokalizacja
Twoje priorytety dotyczące lokalizacji biura będą się różnić w zależności od Twojej firmy i pracowników. Kluczowe względy będą prawdopodobnie obejmować szybkość Internetu, połączenia transportowe, dostępność parkingu, lokalne usługi (takie jak restauracje i sklepy) oraz dostępność.
Musisz również zdecydować o wszelkich dodatkach, które są dla Ciebie ważne, takich jak to, czy chcesz umeblowane czy nieumeblowane biuro oraz czy zależy Ci na lokalizacji w centrum miasta, czy też nie masz nic przeciwko położeniu dalej, aby zaoszczędzić na czynszu. Jeśli dostosowywanie jest to, czego szukasz, trzeba będzie sprawdzić z właścicielem, aby zobaczyć, jakie modyfikacje można zrobić.
Sporządź listę kluczowych priorytetów dla nowego biura, a które aspekty są opcjonalne - pomoże to w zawężeniu opcji.
Nowe lokalizacje przynoszą również możliwości nawiązywania kontaktów i rozwoju firmy. Przeprowadzka do centrum miasta daje Ci dostęp do większej puli talentów, jeśli chodzi o zatrudnianie.
Poświęć czas na zbadanie nowego obszaru, szukając lokalnych firm, z którymi mógłbyś nawiązać współpracę, albo w celu rozwijania biznesu poprzez współpracę, albo z którymi mógłbyś pomóc w świadczeniu usług.
Nawet jeśli nie ma możliwości wspólnej pracy nad projektami, tworzenie sieci podobnie myślących profesjonalistów jest nadal korzystne. Mogą oni być źródłem nowych pomysłów, pomóc w rozwiązywaniu problemów i mogą otworzyć drzwi do przyszłych kontaktów.
Skupienie się na pracowniku
Przeprowadzka biura może mieć znaczący wpływ na pracowników - zakłócając ich życie i codzienną rutynę - dlatego wrażliwość jest kluczem do zmiany. Ogłaszając przeprowadzkę, bądź otwarty i przejrzysty, dając pracownikom dużo czasu na dokonanie nowych ustaleń i informując ich, że jesteś dostępny, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania dotyczące przeprowadzki.
Jeśli nowe biuro znajduje się w innym mieście, należy zastanowić się, w jaki sposób można ułatwić przeprowadzkę obecnym pracownikom. Może to obejmować wprowadzenie elastycznych zasad pracy, możliwości pracy zdalnej lub dofinansowania podróży w celu dostosowania się do nowego sposobu dojeżdżania do pracy.
Pracownicy chcą czuć się doceniani i nie chcą być traktowani po macoszemu. Badanie przeprowadzone przez HAYS wykazało, że 81 procent pracowników opuściłoby swoją obecną firmę, gdyby pojawiła się odpowiednia oferta, dlatego ważne jest, aby dobre samopoczucie pracowników stało się priorytetem, co pomoże Ci zatrzymać największe talenty.
Może to zabrzmi jak oczywistość, ale przeprowadzka biura nie jest jak pakowanie się na wakacje i nie powinna być
Planuj z wyprzedzeniem
zostawiać na ostatnią chwilę. Pełny pisemny plan powinien być przygotowany z kilkutygodniowym wyprzedzeniem, wraz ze wszystkimi informacjami na temat kluczowych terminów przeprowadzki i obowiązków każdego pracownika.
Musisz również zmierzyć wszystkie meble, które przenosisz, abyś mógł zaplanować, ile pojazdów i pracowników będzie potrzebnych do pomocy w przeprowadzce.
Upewnij się, że wszelkie cenne przedmioty, takie jak sprzęt techniczny, są zabezpieczone wyściółką i szczelnie zapakowane w pudełka. Jeśli masz jakieś delikatne lub nieporęczne przedmioty, rozważ sprowadzenie specjalisty, który je zapakuje, ubezpieczy i wyśle do nowego biura, zamiast ładować je do furgonetki lub próbować transportować samodzielnie.
Podążanie za ekologią
Troska o środowisko wśród społeczeństwa jest na rekordowym poziomie, a ostatnie badanie wykazało, że jest to "najważniejsza kwestia" dla społeczeństwa.
Biorąc pod uwagę, że w centrum uwagi znajdują się ślady węglowe firm i polityka ekologiczna, powinno to być kluczowym czynnikiem przy przeprowadzce biura. Daje to również firmom możliwość czerpania korzyści z zarządzania reputacją marki, ponieważ coraz więcej konsumentów porównując marki zwraca uwagę na zrównoważony rozwój.
Dostęp do biura środkami transportu publicznego może zachęcić pracowników do pozostawienia samochodów w domu i zmniejszenia emisji spalin. Ponadto, poszukiwanie biura z naturalnym oświetleniem i wysokim wskaźnikiem efektywności energetycznej również pomoże zaoszczędzić na zużyciu energii.
Jeśli dbałość o środowisko naturalne jest priorytetem dla Twojej organizacji, szukaj budynków z certyfikatem LEED. Jest to wskaźnik, że budynek został zbudowany z wydajnością i troską o odpady materiałowe.
O autorze: Mike Ryan, jest dyrektorem naczelnym, firmy PACK & SEND.
Podziel się tym wpisem:
Udostępnij na LinkedInUdostępnij na TwitterzePodziel się na FacebookuPodziel się na WhatsAppUdostępnij na Email
