Negatywna informacja zwrotna boli. Czasami ten ból jest intelektualny - odbiorca czuje się urażony czymś konkretnym, co zostało powiedziane, albo po prostu jak bardzo krytyk się mylił! Ale prawie zawsze, ból daje o sobie znać w postaci tego mdłego uczucia w brzuchu. Uczucie bycia nazwanym, słusznie lub niesłusznie. I być może oczekiwanie na nieunikniony konflikt, który z tego wyniknie.
Instruowanie pracowników, jak radzić sobie z tą krzywdą i jak ją przetworzyć, a jednocześnie jak usprawnić swoją pracę, powinno być kluczowe dla menedżerów HR. Ale często jest to kwestia poboczna. Jesteśmy uczeni, jak dawać, a nie jak otrzymywać informacje zwrotne.
Techniki udzielania i przyjmowania informacji zwrotnej są powiązane z ideami empatii - po prostu dlatego, że informacja zwrotna jest tak delikatnym tematem. Krytyka powinna być obszarem konkretnych faktów lub dorosłej debaty. Ale kiedy ludzie zostają zranieni, równie ważne jest zrozumienie mechanizmów emocjonalnych, które wchodzą w grę.
Dlaczego nie zorganizować sesji grupowej, aby omówić kilka technik przyjmowania negatywnych informacji zwrotnych? Jest wiele obszarów, które można objąć: przygotowanie fizyczne i psychiczne. Przetwarzanie i reagowanie. Przeprosiny i podziękowania.
Fizyczne przygotowanie do informacji zwrotnej
Twoi współpracownicy nie zawsze wiedzą, kiedy zostaną zaskoczeni negatywną informacją zwrotną! Tym bardziej więc powinni wiedzieć, jak się przygotować, gdy już wiadomo, że informacja zwrotna zostanie udzielona.
Oczywiście, możesz zapewnić kierownictwu wystarczającą ilość okazji, zachęcając je do informowania pracowników, kiedy mają otrzymać krytykę.
Po otrzymaniu krytyki pracownik powinien najpierw uspokoić ciało, aby uspokoić umysł. Spokojny oddech i pewny chód ułatwią mu powstrzymanie emocji i zachowanie profesjonalizmu. Zachowanie spokoju jest ważne, ponieważ mamy tendencję do słyszenia rzeczy, które nie zostały powiedziane i pomijamy ważne szczegóły, kiedy czujemy się zdenerwowani lub zagrożeni. Na tym etapie nacisk powinien być położony na słuchanie, więc spokój i skupienie pomogą w osiągnięciu najlepszego rozwiązania dla obu stron.
Słuchanie i sporządzanie notatek
Dobre słuchanie oznacza przerywanie tylko w celu wyjaśnienia (na przykład, aby powtórzyć to, co odbiorca usłyszał). Oznacza to, że nie należy się spieszyć ani z przeprosinami, ani z obroną. Przeprosiny, jeśli na nie zasługują, muszą być znaczące i serdeczne. Jeżeli oczekujesz od swoich pracowników, że przeproszą za błąd, którego jeszcze nie rozumieją lub z którym się nie zgadzają, to nie prowadzisz firmy - prowadzisz dyktaturę!
Zachęcaj swoich pracowników do robienia notatek, kiedy otrzymują informację zwrotną. Pomoże im to uczyć się na błędach (i obiektywnie je rejestrować, a nie rozpamiętywać zniewagi). Pomoże to również w określeniu procesu udzielania informacji zwrotnej jako po prostu: informacji zwrotnej. A nie obciąganie. Nawet jeśli udzielana informacja zwrotna zawiera element dyscyplinujący, jest ona udzielana w celu poprawy komunikacji i wyników, a nie po to, by ktoś poczuł się mały. Robienie notatek jest jednym ze sposobów, aby pamiętać, że informacja zwrotna ma być przydatna.
Notatki te mogą następnie stanowić podstawę do studiowania i wyciągania wniosków z informacji zwrotnej. Pokaż swoim pracownikom, jak podzielić je na łatwe do wykonania zadania i nowe procesy robocze. Zachęcaj ich do proszenia o przykłady, gdzie popełnili błędy i jak je poprawić. Zachęcaj również kierownictwo do korzystania z takich przykładów przy udzielaniu negatywnych informacji zwrotnych.
Informacja zwrotna jest faktem i bez niej nikt się nie poprawi. Jest to jednak delikatna kwestia. Wyposaż swoich pracowników w umiejętność radzenia sobie z negatywną informacją zwrotnąa możesz znacznie poprawić ich osobistą wydajność oraz atmosferę i wyniki całej firmy - nie raniąc niczyich uczuć.
O autorze: John Cole pisze w imieniu NeoMam Studios. Jako cyfrowy nomada specjalizujący się w tematyce przywództwa, mediów cyfrowych i rozwoju osobistego, jego pasją jest kino światowe i ciastka. Jako rodowity Anglik, jest w ciągłym ruchu, ale najczęściej można go spotkać w Wielkiej Brytanii, Norwegii i na Bałkanach.
Podziel się tym wpisem:
Udostępnij na LinkedInPodziel się na TwitterzePodziel się na FacebookuUdostępnij na WhatsAppUdostępnij na Email
