Można by pomyśleć, że projektowanie biur to coś, czym zajmuje się tylko zarządca obiektów. Jak się jednak okazuje, projektowanie biur jest niezwykle ważne również dla specjalistów ds. zasobów ludzkich. Przestrzeń, w której pracują pracownicy, ma bowiem wpływ zarówno na proces rekrutacji, jak i na to, jak dobrze ludzie sprawdzają się w swoich rolach.
Projekty biur ewoluują. Firmy zaczynają dostrzegać, jak szkodliwy wpływ na produktywność, morale zespołu i samopoczucie pracowników mają biura na planie otwartym. Aby specjaliści ds. zasobów ludzkich mogli naprawdę wyróżniać się w swojej karierze, powinni pracować nad znalezieniem skutecznych rozwiązań tego typu problemów. A to oznacza, że projektowanie biura staje się priorytetem.
Przyjrzyjmy się kilku kluczowym powodom, dla których projekt biura ma znaczenie dla działu HR.
Rekrutacja
Projekt biura ma wpływ na rekrutację. Firma K2 Space, zajmująca się projektowaniem biur, opublikowała badanie, z którego wynika, że prawie połowa (48%) respondentów zgadza się, że pomieszczenie, w którym odbywa się rozmowa kwalifikacyjna, ma wpływ na to, czy przyjmą oni ofertę pracy. Liczba ta zmienia się również w zależności od branży. Wzrasta w przypadku usług medycznych i zdrowotnych (69%), sprzedaży i marketingu (57%) oraz finansów i księgowości (53%).
Badanie wykazało również, że prawie jedna trzecia (30%) respondentów uważa, że ich obecne biuro jest przestarzałe, nieciekawe i wymaga zmian. Ponownie, liczba ta zmienia się w zależności od sektora. Wzrasta on w przypadku branży hotelarskiej i rekreacyjnej (45%), mediów i sprzedaży (40%) oraz prawniczej (37%). Respondenci wskazywali na szczególne problemy związane z wystrojem biur, takie jak
- Brak naturalnego światła
- Brak dostępu do cichych miejsc do spożywania lunchu, czytania i spędzania czasu wolnego
- Nuda
- Brak wystarczającej prywatności do prowadzenia rozmów, wirtualnych spotkań i pracy bez rozpraszania uwagi
Szkoda by było, gdyby dział HR znalazł idealnego kandydata na dane stanowisko, tylko po to, aby ten kandydat zniechęcił się, gdy zostanie oprowadzony po biurze. Hałaśliwe, zatłoczone, śmierdzące biuro na planie otwartym może być wystarczającym powodem, aby odrzucić ofertę pracy.
Przyciąganie i zatrzymywanie najlepszych talentów jest kluczowe dla sukcesu każdej firmy. HR powinien więc zadbać o to, aby kandydaci mieli dobre wrażenie o biurze, w którym potencjalnie będą pracować przez wiele lat.
Zaangażowanie pracowników
Specjaliści HR nieustannie próbują dowiedzieć się, jak zwiększyć zaangażowanie pracowników. Dzieje się tak dlatego, że zaangażowanie pracowników jest nierozerwalnie związane z poziomem produktywności i wskaźnikami utrzymania pracowników.
Projekt biura jest bardzo istotny w każdej dyskusji na temat poziomu zaangażowania w miejscu pracy. Jednak aby specjaliści ds. HR mogli zaoferować pracownikom przestrzeń biurową, która zapewni im zaangażowanie, muszą zapytać pracowników, czego oczekują od swojego środowiska pracy. Na przykład, pracownicy mogą chcieć dobrej kawy, przestrzeni i zasobów, które pomogą im w wykonywaniu pracy, stref ciszy, kawiarni i wielu miejsc do odpoczynku.
Specjaliści HR powinni zwracać uwagę na potrzeby pracowników i znaleźć projekt biura, który będzie odpowiadał wszystkim. Kluczowe jest posiadanie jasno zdefiniowanych obszarów prywatności, pracy w skupieniu i współpracy. Dzięki temu pracownicy będą mogli być maksymalnie zaangażowani w ciągu dnia.
Wydajność pracowników
Jednym z głównych zadań specjalisty ds. HR jest wdrożenie strategii, która umożliwi pracownikom osiąganie jak najlepszych wyników. Oznacza to poprawę zachowań, które są związane z wydajnością, w tym komunikacji, produktywności, wydajności, współpracy i kreatywności. Oczywiście, szkolenia i inicjatywy rozwojowe odgrywają ważną rolę w wydajności pracowników. Ale projekt biura również ma znaczenie.
Przykładowo, umiejscowienie poszczególnych działów może mieć znaczący wpływ na zdolność pracowników do efektywnej współpracy. Specjaliści ds. zasobów ludzkich muszą zatem zastanowić się, które działy powinny znajdować się blisko siebie, a które nie. Korzystne może być również stworzenie przestrzeni do spontanicznej współpracy.
Specjaliści ds. zasobów ludzkich mogą skorzystać z badań na temat wpływu niektórych cech wystroju biura na produktywność. Na przykład, badanie przeprowadzone na Uniwersytecie w Exeter wykazało, że wprowadzenie roślin w biurze zwiększyło poziom kreatywności pracowników o 45%, a ich produktywność o 38%. Obecność roślin w biurze może również zmniejszyć stres, poprawić nastrój i zdolność koncentracji pracowników.
Dobre samopoczucie pracowników
Zdolność roślin do poprawiania naszego nastroju jest czymś, o czym powinni pomyśleć specjaliści ds. zasobów ludzkich. W końcu istnieje niezaprzeczalny związek pomiędzy zdrowiem psychicznym w miejscu pracy a poziomem wydajności. Wiemy również, że głównym czynnikiem wpływającym na dobre samopoczucie pracowników jest środowisko, w którym pracują. Hałaśliwe i gorączkowe środowisko pracy z brakiem prywatności może być główną przyczyną stresu pracowników, prowadząc z czasem do pogorszenia ich zdrowia psychicznego. Z drugiej strony, niektóre aspekty projektu biura mogą przyczynić się do poprawy zdrowia psychicznego pracowników, np:
- Prywatność
- Dostęp do naturalnego światła
- Jakość powietrza
- Cisza
- Zagęszczenie miejsca pracy
- Posiadanie biurka stojącego
Dobre samopoczucie w miejscu pracy powinno być jednym z głównych priorytetów każdej strategii HR. Jeśli środowisko pracy wpływa negatywnie na zdrowie psychiczne pracowników, prowadzi to do zmniejszenia wydajności, koncentracji, morale i satysfakcji, a także do większej liczby dni straconych z powodu złego stanu zdrowia i wyższego wskaźnika rotacji pracowników.
Jeśli specjaliści HR zwrócą większą uwagę na projektowanie miejsca pracy, mogą sprawić, że pracownicy będą postrzegać biuro firmy jako miejsce sprzyjające pracy, a nie jako miejsce, do którego niechętnie chodzą każdego dnia. Nie zapominajmy, że pracownicy są kręgosłupem każdej firmy. A długoterminowy sukces i rozwój firmy zależy od tego, jak dobrze dział HR potrafi zadbać o potrzeby i preferencje pracowników. Dlatego właśnie specjaliści HR powinni dowiedzieć się, czego pracownicy oczekują w biurze, a następnie wykorzystać te badania w swojej strategii HR.
