Jak zaprojektować proces przyjmowania pracowników zdalnych?

Według Christine Marino, dyrektora ds. przychodów w Click Boarding, firma, która inwestuje czas w wysokiej jakości proces onboardingu, ma o 25% większe szanse na zatrzymanie swoich pracowników i jednocześnie odnotowuje 11% wzrost wydajności.

Jeśli prowadzisz zdalną firmę, nie chodzi o to, czy masz proces onboardingu - wyzwaniem jest znalezienie skutecznej metody wprowadzenia nowego zdalnego pracownika do zespołu. Jakie są najskuteczniejsze metody dzielenia się informacjami, ułatwiania wprowadzenia i monitorowania pierwszych kilku tygodni bez interakcji twarzą w twarz?

Zarówno w przypadku tradycyjnego, jak i zdalnego onboardingu, filozofia jest bardzo podobna - sprawić, aby pracownicy czuli się mile widziani przez zespół, przygotowani na pierwszy dzień i pewni, że nauczą się podstaw swojej nowej roli. Jedyna różnica polega na tym, że zamiast środowiska biurowego z bliskością człowieka, zdalny onboarding wykorzystuje wirtualny interfejs, aby zniwelować dystans.

Wykorzystaj poniższe strategie, aby stworzyć program zdalnego onboardingu, który integruje i łączy pracowników w oparciu o te same strategie, co tradycyjny onboarding.

Ułatwiaj nowozatrudnionym rozmowy z pracownikami

• Tradycyjne: "Dobrym pomysłem jest wyjaśnienie stanowiska nowo zatrudnionej osoby, a także [stanowisk] innych członków zespołu, których praca jest ściśle związana... oraz sposobu prowadzenia projektów. Pracownicy, którzy wiedzą, czego mogą oczekiwać od kultury i środowiska pracy w swojej firmie, podejmują lepsze decyzje, które są bardziej zgodne z przyjętymi praktykami firmy." - BambooHR
• Zdalnie: Już pierwszego dnia sformalizuj oczekiwania za pomocą wideo-rozmowy.

Rozmowa wideo łączy was obu i ułatwia przeprowadzenie prostego Q&A między tobą a nowym pracownikiem. Pracownik może zadać wszelkie pytania wstępne, a Ty możesz omówić podstawowe wartości Twojej organizacji i ich związek z tym stanowiskiem, podkreślając wymagania związane z jego rolą.

Przedstaw swoje narzędzia i style komunikacji

• Tradycyjny: "Jeśli jesteś organizacją zaawansowaną technologicznie, która... korzysta z mediów społecznościowych i mówi o innowacjach... to świetnie. Ale jeśli pierwszego dnia pracy nowozatrudnionego pracownika wręczysz mu 15 różnych formularzy do wypełnienia, to przesłanie Twojej marki właśnie umarło. Technologia może być więc skutecznym sposobem socjalizacji nowego pracownika w kulturze organizacyjnej Twojej firmy." - Cielo Talent
• Zdalnie: Skonsoliduj wstępną papierkową robotę i wpleć firmowe narzędzia komunikacyjne w proces onboardingu i papierkowej roboty.

Zacznij od sformalizowania papierkowej roboty w formacie cyfrowym. Możesz uzyskać podpisy za pośrednictwem DocuSign lub podobnej platformy, nawet w przypadku dokumentów prawnych, takich jak W9 lub 1099. Kluczem jest dzielenie się całą papierkową robotą za pośrednictwem firmowego narzędzia komunikacji, czy to Slacka, czy Gchata. Daje to nowozatrudnionym szansę na korzystanie z platformy i przyzwyczajenie się do tej formy komunikacji, co jest niezwykle istotne w zdalnym zespole.

Podłącz go do wszystkich kanałów cyfrowych, za pomocą których będzie musiał komunikować się z pracownikami, dając mu czas na przejrzenie starych rozmów, harmonogramów projektów, cokolwiek, co jest ważne dla jego stanowiska.

Dokonaj właściwego wprowadzenia - i bądź dokładny

• Tradycyjnie: "Każdy nowo zatrudniony będzie skupiony na tym, aby jego pierwszy dzień w pracy był udany - ale obecni pracownicy powinni mieć takie samo podejście do powitania nowego pracownika. Upewnij się więc, że nowo zatrudniona osoba poznała kluczowe osoby, z którymi będzie współpracować." - The Office Club
• Zdalnie: Zaplanuj co najmniej jedną rozmowę wideo na każdy dzień ich pierwszego tygodnia.

Łączenie pracowników jest jeszcze ważniejsze dla zespołu zdalnego niż tradycyjnego, gdzie regularna komunikacja jest niezbędna do ukończenia projektów. Nowi pracownicy będą też musieli regularnie zadawać pytania, a rozmowy zapoznawcze pomogą im zaznajomić się ze wszystkimi, a jednocześnie sprawią, że będą mogli swobodnie rozmawiać ze swoimi współpracownikami.

Zaplanuj takie rozmowy na cały tydzień, zaczynając od osób, z którymi będą pracować najczęściej. Możesz nawet pogrupować osoby do każdej rozmowy. Kluczem jest, aby nie przytłoczyć ich; jedna rozmowa dziennie prawdopodobnie wystarczy.

Stwórz ich osobisty plan sukcesu

• Tradycyjnie: "Zidentyfikuj autentyczne mocne strony każdej osoby. Obejmują one zarówno umiejętności, jak i postawę. Identyfikując kluczowe aspekty funkcjonowania poszczególnych pracowników, możesz spersonalizować proces wdrażania do pracy i zbudować długoterminowy plan dotyczący tego, jak i gdzie dopasować [nowo zatrudnionego] do całej firmy." - Kiedy pracuję
• Zdalnie: Dostosuj długoterminowy proces onboardingu.

Ostatnia część tego procesu onboardingu jest krytyczna dla utrzymania zaangażowania i ekscytacji na stanowisku: stworzenie niestandardowego planu onboardingu, który pomoże poprowadzić ich przez pierwsze kilka miesięcy. Uwzględni on to, w jaki sposób pracownik uczy się, działa i chce być zarządzany.

Plan ten będzie:

• Określi oczekiwania
• Ułatwi wyznaczanie celów
• Przedstawi pierwsze projekty
• Określi, do kogo należy się zgłosić
• Określić terminy
• Sformalizuj okresy i proces przeglądu

Aby dostosować ten plan, przeprowadź wywiad behawioralny z każdym nowo zatrudnionym, aby określić jego różne umiejętności i sposób myślenia: "Kandydatom łatwo jest wyrecytować swoją historię pracy i nabyte umiejętności podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Ale jak reagowali w różnych sytuacjach? Jakie konkrety mogą zaoferować w odniesieniu do swoich osiągnięć? W jaki sposób dostosowują swój styl pracy do zarządzania zmianami? Musisz zadawać pytania, które docierają do najdrobniejszych szczegółów zachowania kandydatów" - wyjaśniają eksperci HR z Insperity. Informacje zdobyte tutaj pomogą Ci stworzyć ten spersonalizowany plan.

Wykorzystaj tradycję do informowania o pracy zdalnej

Podobnie jak w tradycyjnym miejscu pracy, pracownicy zdalni muszą poznać swoich współpracowników, wchodzić w interakcje twarzą w twarz i mieć poczucie, jak pasują do organizacji i czego się od nich oczekuje. Skorzystaj z tych wskazówek, aby przygotować nowo zatrudnione osoby do długotrwałego sukcesu w Twojej organizacji - niezależnie od tego, czy znajdują się w sąsiednim stanie, czy na całym świecie.

O autorze: Jessica Thiefels pisze od ponad 10 lat, a obecnie jest profesjonalną blogerką i freelancerką. Obecnie jest właścicielką własnej firmy i gościła na łamach Forbes.

Podziel się tym wpisem: