Wyobraź sobie, że masz zespół wykwalifikowanych, utalentowanych i wykształconych profesjonalistów. Każdy członek zespołu ma odpowiednie przeszkolenie i doświadczenie, dobre nastawienie i solidną etykę pracy. Nawet dobrze się ze sobą dogadują. A kiedy wszystkie te elementy układają się w całość, osiągają wyniki - dostarczają wysokiej jakości projekty na czas i zgodnie ze specyfikacją.
Problem w tym, że te elementy nie zawsze pasują do siebie.
Jeden z członków zespołu obiecuje, że się wywiąże, a potem tego nie robi. Zapomina o terminach, spóźnia się na spotkania, gubi ważne komunikaty, gubi się w zadaniach do wykonania, a potem obficie przeprasza za nieuniknione wpadki. Wpadki jednej osoby powodują, że cały zespół zaczyna się gubić. Efektem są nieudane projekty, sfrustrowani koledzy z zespołu i straty finansowe.
Brzmi znajomo?
Ludzie przychodzą do pracy z różnymi zestawami umiejętności i doświadczeniem. Wiedzą, jak poruszać się po aplikacjach, tworzyć programy, projektować produkty, nadzorować komunikację, zarządzać zasobami, opracowywać strategie lub kierować ludźmi, ale niewielu z nich zna się na zarządzaniu przepływem pracy, a jeszcze mniej przeszło formalne szkolenie w tym zakresie. Nikt nie dostaje dyplomu z produktywności.
Niedawno poprosiliśmy 1160 profesjonalistów, aby powiedzieli nam, w jaki sposób indywidualna wydajność wpływa na produktywność zespołu w ich organizacji. Oto, co powiedzieli.
- 94% ma co najmniej jednego członka zespołu, który często nie dotrzymuje terminów.
- 91% ma co najmniej jednego członka zespołu, który zapomina o zadaniach i terminach.
- 85% ma przynajmniej jednego członka zespołu, który sprawia wrażenie zajętego , ale nie wykonuje zadań na czas.
- 91% ma przynajmniej jednego kolegę z zespołu, który spędza zbyt dużo czasu na nieistotnych zadaniach.
A 9 z 10 twierdzi, że gdy choć jeden z członków zespołu popełni któryś z tych błędów, cierpi na tym cały zespół i organizacja. Morale, zaufanie, produktywność, jakość, obsługa klienta i rentowność spadają.
Ludzie mogą mieć dobre intencje i bogate zaplecze techniczne, a mimo to przeceniać swoją zdolność do zarządzania obciążeniem pracą. Odkryliśmy, że wraz ze wzrostem ról i obowiązków danej osoby, jej praktyki w zakresie produktywności zaczynają ją zawodzić. Aby członkowie zespołu mogli dobrze prosperować w świecie niekończących się zadań i nakładów, muszą wypracować kilka kluczowych praktyk w zakresie produktywności.
To dobra wiadomość. Przyswajając sobie zaledwie kilka istotnych umiejętności, członkowie zespołu mogą nauczyć się efektywnie realizować zadania na czas i uchronić się przed wpadkami i błędami. Oto kilka umiejętności, które zespoły mogą zacząć ćwiczyć już dziś, aby zwiększyć swoją efektywność.
1. Zakończ działaniem
Na koniec każdego spotkania określ wyraźne następne działanie i plan jego kontynuacji. Nigdy nie zadowalaj się niejasnym sposobem działania, takim jak "Pozwól mi trochę nad tym popracować". Zamiast tego określ konkretne następne działania, precyzując, kto co zrobi do kiedy i kto będzie kontynuował działania. To nie tylko zapewnia płynny postęp projektów, ale także zmniejsza potrzebę kolejnych spotkań.
2. Stwórz kulturę przechwytywania
Jedną z najważniejszych, ale powszechnie pomijanych umiejętności związanych z produktywnością jest zapisywanie zadań, zleceń i pomysłów w zaufanym narzędziu, czy to notatniku, kalendarzu, czy aplikacji. Kiedy członkowie zespołu konsekwentnie zapisują swoje zobowiązania, nie tylko są bardziej skłonni do terminowego wykonania pracy, ale także budują zaufanie. Kiedy zapisujesz zadanie po rozmowie z kolegą z zespołu, komunikujesz, że Ci zależy. A kiedy koledzy z zespołu widzą, że zapisujesz zadania, ich zaufanie do Ciebie wzrasta.
3. Rób to, co właściwe
Istnieją trzy tryby pracy i każdy członek zespołu powinien poświęcać czas na każdy z nich.
- Definiowanie pracy: przetwarzaj skrzynki odbiorcze, tablice informacyjne lub inne prośby i wyjaśniaj dane wejściowe w celu podjęcia kolejnych działań.
- Wykonuj pracę predefiniowaną: wykonuj sprecyzowane zadania z kalendarzy lub list rzeczy do zrobienia.
- Wykonuj pracęnieokreśloną: wykon uj zadania nieplanowane, nieregularne lub awaryjne, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Bez granic ludzie mają tendencję do spędzania czasu nad tym, co najnowsze i najgłośniejsze, zamiast nad kluczowymi priorytetami. I odwrotnie, kiedy członkowie zespołu przeznaczają bloki czasowe na każdy rodzaj pracy, a w zespole panuje kultura poszanowania tych granic, realizują oni kluczowe projekty i zadania.
4. Spraw, aby można było powiedzieć "nie".
Mentalność "tak" może okazać się zgubna w momencie, gdy twoi ludzie będą mieli zbyt wiele na głowie. Unikaj porzucania piłek i niedotrzymywania terminów poprzez umożliwienie renegocjowania zadań lub odrzucania próśb. Ale oto klucz: nie traktuj negocjacji jak narzekania, które chce mniej, ale jak osobę, która chce się skupić. Zamiast "nie, nie mam na to czasu", zakomunikuj swoje pragnienie skupienia się na właściwych priorytetach. Wspieraj kulturę, w której członkowie zespołu szukają realnych rozwiązań, a nie zgadzają się na każdą prośbę z poczucia obowiązku. Menedżerowie mogą chwalić takie zachowanie, aby pobudzić koncentrację i zaangażowanie.
Produktywność w miejscu pracy to wysiłek całego zespołu. Aby wpłynąć na sposób, w jaki członkowie zespołu wykonują swoją pracę, organizacje muszą celowo tworzyć normy dotyczące tego, jak praca jest wykonywana. Można to osiągnąć poprzez wyposażenie zespołów w sprawdzone umiejętności w zakresie produktywności. Kiedy członkowie zespołu mają wspólną wiedzę na temat tego, jak efektywnie zarządzać przepływem pracy, sprzyja to koncentracji, zaufaniu i odpowiedzialności. W ślad za tym idzie efektywna produktywność.
